HinweisgeberSchutzGesetz [ HinSchG ]

 

Datenschutzerklärung Hinweisgebermeldestelle

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Gerhard Koch Maschinenfabrik GmbH & Co. KG, Industriestr. 18-22
33818 Leopoldshöhe, E-Mail: info@kochma.de

Und der Auftragnehmer

TAROX AG, Stellenbachstr 49-51
44536 Lünen, E-Mail: hsg@tarox.de
Beide Stellen verarbeiten die im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem erhobenen personenbezogenen im Auftrag eines Verantwortlichen gemäß Art. 28 DSGVO.

2. Kategorien betroffener Personen

Das Hinweisgebersystem ermöglicht es jeder Person, einen Missstand in unserer Organisation zu melden, auch das mögliche Fehlverhalten einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters. Der gemeldete Sachverhalt kann Informationen über vom Fehlverhalten betroffene und andere Personen enthalten. Es werden daher drei Kategorien betroffener Personen verarbeitet: (a) Hinweisgeber, d.h. die meldenden Personen; (b) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unserer Organisation, die mit Ihren Verhalten möglicherweise gegen Regeln verstoßen haben; (c) weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt.

3. Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke ihrer Verarbeitung

Im Rahmen des Hinweisgebersystems werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

• Hinweisgeber: Umstände der Meldung (z.B. Zeitpunkt), ggf. Identität (z.B. Name) und ggf. Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse). Die Meldung, einschließlich der darin evtl. enthaltenen Informationen über den Hinweisgeber werden zum Zweck der Ermittlung des Sachverhalts, Klärung der Vorwürfe und der evtl. Abstellung von Fehlverhalten verarbeitet. Wenn Hinweisgeber ihre Identität angegeben, dann wird sie ebenfalls zur Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe verwendet, soweit das erforderlich Ihre ebenfalls freiwillig angegebenen Kontaktdaten dienen der Information über den aktuellen Stand der Bearbeitung.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Identität (z.B. Name), Angaben zur Beschäftigung (z.B. Tätigkeitsbereich), mögliches Fehlverhalten und entsprechender Sachverhalt. Die Daten dienen der Ermittlung des Sachverhalts, Klärung der Vorwürfe und der evtl. Abstellung von

(b) Weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt: Identität (z.B. Name) und weitere Informationen, die sich aus dem Gegenstand der konkreten Meldung ergeben. Diese Daten dienen ebenfalls der Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe.

4. Quelle der personenbezogenen Daten

Die im Zusammenhang mit einer Meldung verarbeiteten Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (b) und der weiteren Personen (c) stammen aus der Meldung des Hinweisgebers. Abhängig vom Einzelfall kann unsere Organisation für die Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe weitere Quellen einschließlich öffentlich zugänglicher Quellen heranziehen.

5. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

• Hinweisgeber: Die personenbezogenen Daten der Hinweisgeber werden mit ihrer widerruflichen Einwilligung verarbeitet (Art. 6 1 lit. a DSGVO).
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Ihre Daten werden auf der Grundlage des überwiegend berechtigten Interesses unserer Organisation verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse liegt in der Bekämpfung von unter anderem Korruption, Interessenkonflikten, sexualisierter Gewalt, Verstößen gegen Wettbewerbsrecht, Arbeitsschutz, Datenschutz und andere Geheimhaltungspflichten. Die Daten werden zur Aufdeckung von Straftaten verarbeitet, wenn die Meldung tatsächliche Anhaltspunkte enthält, die den Verdacht begründen, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der Betroffenen nicht überwiegt (§ 26 Abs. 1 2 BDSG).
• Weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt: Ihre Daten werden auf der Grundlage desselben überwiegend berechtigten Interesses unserer Organisation wie bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Aufbewahrung und Löschung der Daten

Personenbezogene Daten aus offensichtlich grundlos abgegebenen Meldungen werden unverzüglich gelöscht. In den begründeten Fällen werden sie für die Dauer der Beurteilung des Hinweises gespeichert. Wenn die Untersuchung ergibt, dass kein Fehlverhalten vorliegt, dann werden die personenbezogenen Daten des Hinweises zum Monatsende des dem Abschluss der Untersuchung folgenden Monats gelöscht. Wenn ein Fehlverhalten festgestellt wurde, dann werden die Daten für die Dauer der disziplinarischen oder gerichtlichen Maßnahmen und dem Ablauf von Rechtsbehelfsfristen aufbewahrt.

7. Datenübermittlungen an Dritte

Soweit es im Einzelfall zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich ist, leitet der Verantwortliche im jeweils erforderlichen Umgang personenbezogene Daten an Dritte weiter. Bei den Empfängern kann es sich um externe Rechtsberater, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Mediziner und andere Sachverständige handeln. Soweit sie nicht bereits einer eigenen beruflichen Geheimhaltungspflicht unterliegen, werden sie vom Verantwortlichen vorher zur Vertraulichkeit verpflichtet. Die Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung ist das in Nr. 5 genannte berechtigte Interesse unserer Organisation.

8. Rechte der betroffenen Personen

Die Betroffenen haben das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Weiterhin können Hinweisgeber die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), und beschuldigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die weiteren im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt betroffenen Personen Widerspruch gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einlegen (Art. 21 DSGVO). Die Rechte können schriftlich oder per E-Mail gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht werden.

Die Rechte können im Einzelfall dadurch eingeschränkt sein, dass die Identität von Hinweisgebern zu schützen ist oder das Recht des Verantwortlichen zur Aufklärung des Sachverhalts, der Sicherung von Beweisen und der Abstellung von Fehlverhalten vorgeht. Darüber hinaus kann die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unserer Organisation oder möglicherweise geschädigter Dritter dienen, wodurch die oben genannten Rechte eingeschränkt sein können.

Betroffene Personen können die Rechte gegenüber beiden Verantwortlichen geltend machen. Das Recht auf Auskunft wird von der Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH erfüllt.

9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Die Betroffenen haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:

• Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (Lebenshilfe Obere Nahe gemeinnützige GmbH)
• Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH).

10. Datenschutzbeauftragter

Die Betroffenen können sich mit ihren Fragen oder Beschwerden zur Datenverarbeitung auch an den zuständigen Datenschutzbeauftragten wenden:

 

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Hinweisgebermeldestelle

Informationen zum Hinweisgebersystem für alle Beschäftigten inklusive der dem Beschäftigungsgeber überlassenen Leiharbeitnehmer

Am 17.12.2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (kurz: HinSchG; BGBl. 2023 I Nr. 140) in Kraft getreten. Dieses Gesetz regelt den Schutz insbesondere von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen). Dieses schreibt vor, dass Firmen mit mehr als 50 Mitarbeitern ein Meldesystem für die Übermittlung von Verstößen gegen Gesetze oder Regelungen einrichten.

Wir werden bei der Umsetzung von unserem DSGVO-Partner, der TAROX AG, unterstützt. Diese stellt ein externes Meldesystem zur Verfügung, das uns ermöglicht die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes einzuhalten. Das Herzstück der Meldemöglichkeiten bildet das webbasierte Meldeportal „HSG-Guard“. Dieses steht damit allen Mitarbeitern der Gerhard Koch Maschinenfabrik GmbH & Co. KG zur Verfügung.

Bei Anhaltspunkten für Verstöße gegen Gesetze oder Regelungen haben Sie die Möglichkeit, diese über das Hinweisgeberportal zu melden – auch anonym.

Ihre Angaben unterliegen dabei der Vertraulichkeit und Integrität im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Jede Meldung wird eingehend geprüft, Verdachtsfälle untersucht und etwaigen Verstößen konsequent nachgegangen.

MELDUNG ABGEBEN

Alle Meldungen müssen folgende Informationen enthalten, um diese bearbeiten zu können:

1. Angabe des Unternehmens, für dass die Meldung bestimmt ist.
2. Was ist vorgefallen?
3. Bitte beschreiben Sie den Vorfall kurz, aber zutreffend.
   Welche Personen waren an dem Vorfall wie beteiligt?
4. Wann ist es vorgefallen?
   Geben Sie nach Möglichkeit ein genaues Datum und eine Uhrzeit an.
5. Wo ist es vorgefallen?
   Neben der Adresse kann auch die Angabe eines Raums, Gebäudeteils oder das Außengelände weiterhelfen.
6. Sollten Sie Beweismaterial in Form von Bild,- Ton-, oder Videomaterial besitzen, geben Sie es bitte ebenfalls mit der Meldung ab.
7. Freiwillig: Geben Sie uns gerne Ihre Kontaktdaten, damit wir Sie bei Rückfragen und dem Ergebnis kontaktieren können

Hinweisgeberportal TAROX HSG-Guard für Hinweise und Beschwerden:

Meldeportal: https://hsg-guard.tarox.de/nscale_hwgs/hwgslogin?domain=42c8c02d

Wir empfehlen Ihnen die Abgabe Ihrer Hinweise über unser Meldeportal. Hier erhalten Sie jederzeit die Möglichkeit den aktuellen Stand Ihrer Meldung einzusehen, Rückfragen zu stellen und Beweise, wie Fotos oder Videos hochzuladen. Sie erhalten wichtige Tipps zur Abgabe Ihrer Meldung und Hinweise auf die benötigten Informationen, außerdem können Sie Ihre Meldung auch über Ihr Smartphone abgeben.

Sie können Meldungen auch über die folgenden Kanäle abgegeben:

Bitte nutzen Sie diese aber nur, wenn Ihnen keine Meldung über das Meldeportal möglich ist.

E-Mail:HSG@tarox.de

Telefonisch: 0231 98 980 333

Per Post:
TAROX AG
Vertraulich HSG-Guard
Stellenbachstraße 49-51
44536 Lünen